Firmenauflösung: Checkliste für einen geordneten Ablauf

Rechtlichen und steuerlichen Rahmen klären

Je nach Rechtsform gelten für die Auflösung eines Unternehmens unterschiedliche Regeln. Bei Kapitalgesellschaften wie einer GmbH sind Liquidation und Löschung förmliche Verfahren mit eigenen Vorgaben und Fristen. Einzelunternehmer haben es oft einfacher, müssen aber ebenfalls Abmeldungen vornehmen und steuerliche Pflichten erfüllen.

Holen Sie sich deshalb von Anfang an Unterstützung durch Ihren Steuerberater und, je nach Fall, durch Anwalt oder Notar. Die folgende Checkliste ersetzt diese Beratung nicht. Sie hilft bei der praktischen Organisation, damit neben den formalen Schritten auch Räume, Inventar und Daten geordnet abgewickelt werden.

Legen Sie zu Beginn einen groben Zeitplan fest, der vom letzten Geschäftstag bis zur Übergabe der Räume reicht. Viele Schritte hängen voneinander ab: Ohne Inventarliste keine Bewertung, ohne Bewertung kein Verkauf und ohne Verkauf keine leeren Räume.

Verträge und laufende Verpflichtungen

Verschaffen Sie sich früh einen Überblick über alle Verträge, die Kosten verursachen oder Pflichten begründen. Notieren Sie zu jedem Vertrag Kündigungsfrist und Ansprechpartner, so sehen Sie auf einen Blick, bis wann welche Kosten anfallen. Dazu gehören insbesondere: Achten Sie besonders auf automatische Verlängerungen, die bei verpassten Fristen ein weiteres Jahr Kosten verursachen können.

• Miet- und Pachtverträge für Büro, Halle und Lager
• Leasingverträge für Fahrzeuge, Maschinen und IT
• Wartungs-, Service- und Softwareverträge
• Versicherungen, Telefon, Internet und Energie
• Mitgliedschaften und Abonnements
• Laufende Verträge mit Kunden und Lieferanten

Inventar erfassen und Daten schützen

Erstellen Sie eine Inventarliste nach Räumen oder Bereichen: Maschinen, Werkzeuge, Büroausstattung, IT, Fahrzeuge und Lagerware. Eine solche Liste ist die Grundlage für jede Bewertung und erleichtert die spätere Dokumentation gegenüber Steuerberater und Gesellschaftern. Fotos zu den einzelnen Bereichen machen sie anschaulicher. Vermerken Sie bei Maschinen auch Hersteller, Baujahr und ob sie zuletzt in Betrieb waren.

Besondere Sorgfalt verlangen Computer, Server, Telefone sowie Drucker und Kopierer mit eingebauten Speichern. Vor einer Weitergabe müssen Daten sicher gelöscht oder die Datenträger entfernt werden. Personalakten, Kundendaten und Buchhaltungsunterlagen unterliegen dem Datenschutz und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Sie gehören weder in den Container noch in einen Verkauf.

Unterlagen, die aufbewahrt werden müssen, ordnen Sie vor der Räumung in beschriftete Kartons und klären, wo sie künftig lagern. Wer dafür keinen Platz hat, kann einen Archivdienstleister beauftragen, der solche Bestände sicher verwahrt.

Mitarbeiter, Kunden und Behörden informieren

Mitarbeiter sollten früh und offen informiert werden. Arbeitsrechtliche Fragen, etwa zu Kündigungen und Fristen, klären Sie am besten mit einem Fachanwalt. Kunden und Lieferanten sollten rechtzeitig erfahren, bis wann Aufträge angenommen und ausgeliefert werden und an wen sie sich danach wenden können. Ein persönliches Gespräch ist dabei meist besser als ein Rundschreiben.

Auch Gewerbeamt, Finanzamt, Kammer und Sozialversicherungsträger müssen über die Auflösung informiert werden. Welche Meldungen in Ihrem Fall nötig sind und in welcher Reihenfolge, stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater ab. Bewahren Sie die Bestätigungen der Abmeldungen sorgfältig auf.

Denken Sie auch an die Außendarstellung: Website, Einträge in Branchenverzeichnissen, Geschäftsschilder und Lastschriften sollten angepasst oder beendet werden. Ein kurzer Hinweis auf der Website informiert Kunden, die sich später noch melden.

Räumung planen

Je größer die Fläche, desto wichtiger ist ein Ablaufplan. Maschinen müssen mitunter abgebaut, Regale demontiert und schwere Teile mit geeignetem Gerät verladen werden. Planen Sie die Reihenfolge so, dass Verwertbares zuerst das Gebäude verlässt und die Entsorgung am Schluss steht: Bei Mietflächen ist zudem zu prüfen, ob Bohrlöcher, Einbauten oder Bodenmarkierungen zurückgebaut werden müssen.

• Verwertbares Inventar bewerten lassen und verkaufen
• Termine für Abbau und Abholung festlegen
• Zugänge, Schlüssel und Ansprechpartner vor Ort klären
• Sonderabfälle wie Öle, Chemikalien oder Batterien fachgerecht entsorgen lassen
• Ein Übergabeprotokoll mit dem Vermieter erstellen

Firmeninventar an Ankauf Allerlei verkaufen

Bei der Verwertung des Inventars unterstützen wir Sie. Senden Sie uns Fotos der Flächen, Ihre Inventarliste und den gewünschten Zeitrahmen. Wir sichten den Bestand, erläutern unser Angebot und dokumentieren den Ankauf mit Quittung und Übersicht. Bei Firmenauflösungen tauchen zudem häufig Antiquitäten, Technik oder Sammlungsbestände auf, die wir ebenfalls bewerten. Wenn gewünscht, übernehmen wir auch die Räumung der Flächen.

Haben Sie bereits Angebote anderer Verwerter eingeholt, ist das kein Problem. Wir erklären Ihnen unsere Bewertung offen, sodass Sie die Angebote sachlich vergleichen können.